Der BGH hat sich in einer Grundlagen-Entscheidung dazu geäußert, was alles zum Begriff der Kopie von personenbezogenen Daten iSd. Art. 15 Abs.3 DSGVO gehört (BGH, Urt. v. 15.03.2024 - Az.: VI ZR 330/21).
Die Beklagte war in der Vergangenheit als Finanzberaterin für die Klägerin tätig. Sie beriet die Klägerin über Kapitalanlagen und Versicherungen. Die Klägerin forderte nun von der Beklagten auf Basis des Art. 15 Abs.3 DSGVO eine Kopie sämtlicher personenbezogener Daten, insbesondere Telefonnotizen, Aktenvermerke, Protokolle, E-Mails, Briefe und Zeichnungsunterlagen für Kapitalanlagen.
Die Vorinstanzen sprachen der Klägerin ihr Begehren zu.
Der BGH folgte dieser Ansicht nur teilweise und wies den Rest der Klage hingegen ab.
Die Richter differenzieren dabei zwischen Briefen und E-Mails der Klägerin auf der einen Seite und den restlichen Dokumenten auf der anderen Seite.
1. Briefe und E-Mails der Klägerin: Anspruch begründet
Hinsichtlich der Briefe und E-Mails der Klägerin sei der Anspruch begründet, so die Richter:
"b) Art. 15 Abs. 1 DSGVO gibt der betroffenen Person gegenüber dem datenschutzrechtlich Verantwortlichen (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) ein Auskunftsrecht über die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Art. 15 Abs. 3 DSGVO legt die praktischen Modalitäten für die Erfüllung der dem datenschutzrechtlich Verantwortlichen obliegenden Verpflichtung fest, indem er unter anderem die Form bestimmt, in der die personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen sind, nämlich in Form einer "Kopie" der Daten, gewährt aber kein anderes Recht als das in Art. 15 Abs. 1 DSGVO vorgesehene (vgl. EuGH, Urteil vom 4. Mai 2023 - C-487/21, NJW 2023, 2253 Rn. 31 f.).
Auf dieser Grundlage hat die Klägerin nur Anspruch auf Überlassung von Kopien der von ihr verfassten, bei den Beklagten vorhandenen Schreiben und E-Mails."
2. Alle andere Dokumente: Anspruch unbegründet
Alle anderen Dokumente hingegen würden nicht unter den Begriff der Kopie des Art. 15 Abs.3 DSGVO fallen. Das beträfe insbesondere die Briefe und E-Mails, die die Beklagte selbst erstellt habe:
"Demgegenüber handelt es sich (…) weder bei Schreiben und E-Mails der Beklagten, noch bei Telefonnotizen, Aktenvermerken oder Gesprächsprotokollen der Beklagten und auch nicht bei Zeichnungsunterlagen für Kapitalanlagen zwangsläufig in ihrer Gesamtheit um personenbezogene Daten der Klägerin, auch wenn sie Informationen über die Klägerin enthalten.
Zwar ist bei internen Vermerken wie Telefonnotizen oder Gesprächsprotokollen, die festhalten, wie sich die Klägerin telefonisch oder in persönlichen Gesprächen äußerte, denkbar, dass der Vermerk ausschließlich Informationen über die Klägerin enthält. Es kann jedoch nicht davon ausgegangen werden, dass dies in allen Fällen so ist.
Deshalb ergibt sich aus dem Erfordernis, eine vollständige Auskunft über personenbezogene Daten zu erteilen, kein Anspruch der Klägerin darauf, dass - wie von ihr gefordert - alle diese Dokumente im Gesamten als Kopie zu überlassen sind."
Lediglich dann, wenn ausnahmsweise besondere Gründe vorlägen, könne etwas anderes gelten. Ein solcher Ausnahmegrund sei hier jedoch nicht ersichtlich.
"Zwar kann sich die Reproduktion von Auszügen aus Dokumenten oder gar von ganzen Dokumenten oder auch von Auszügen aus Datenbanken unabhängig vom Erfordernis, eine vollständige Auskunft zu erteilen, dann als unerlässlich erweisen, wenn die Kontextualisierung der verarbeiteten Daten erforderlich ist, um ihre Verständlichkeit zu gewährleisten und der betroffenen Person die wirksame Ausübung ihrer Rechte zu gewährleisten (…).
Die Klägerin hat aber weder in den Vorinstanzen dazu vorgetragen noch ist sonst ersichtlich, dass die Kontextualisierung der verarbeiteten Daten erforderlich ist, um ihre Verständlichkeit zu gewährleisten, sodass ausnahmsweise die Übermittlung einer Kopie der geforderten Telefonnotizen, Aktenvermerke, Gesprächsprotokolle, E-Mails und Briefe der Beklagten sowie Zeichnungsunterlagen für Kapitalanlagen nötig wäre."