OLG Dresden: Aufbewahrungspflichten hindern berechtigte DSGVO-Löschung nicht

17.01.2022

Unberechtigt gespeicherte personenbezogene Daten können auch dann gelöscht werden, wenn sie den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterfallen (OLG Dresden, Urt. v. 14.12.2021 - Az.: 4 U 1278/21).

Das verklagte Unternehmen forderte außergerichtlich den Kläger zur Begleichung einer offenen Forderung auf. Bei dem Kläger handelte es sich jedoch nicht um den tatsächlichen Schuldner, sondern nur um eine namensgleiche Person.

Der Betroffene forderte daraufhin die Beklagte zur Löschung seiner Daten auf. Diese lehnte dies unter Hinweis auf die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach § 148 AO ab. Die steuerrechtlichen Vorschriften verlangten eine entsprechende Verwahrung.

Dies ließ das OLG Dresden nicht gelten und verpflichtete die Firma zur Löschung:

"Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gemäß § 147 AO werden von der Löschungspflicht aber nicht berührt.

Die Beklagten sind nicht verpflichtet die geschäftliche Korrespondenz zu löschen. Ihre Löschungspflicht beschränkt sich auf den Namen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Klägers, und damit auf die Daten, mit denen er eindeutig identifiziert werden kann.

Enthalten elektronisch gespeicherte Datenbestände nicht aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige, personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis unterliegende Daten, so obliegt es dem Steuerpflichtigen, die Datenbestände so zu organisieren, dass der Prüfer nur auf die aufzeichnungspflichtige - und aufbewahrungspflichtige Daten zugreifen kann. Dies kann z. B. durch geeignete Zugriffsbeschränkungen oder „digitales Schwärzen“ der zu schützenden Information erfolgen (vgl. Bundesministerium der Finanzen: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff vom 28.11.2019, Rn 172 - juris).

Auf der geschäftlichen Korrespondenz können die Daten, die eine Identifizierung seiner Person erlauben, geschwärzt werden."

Es bestünde auch sonst kein Recht zur Speicherung:

"Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ergibt sich auch nicht aus Art. 6 Abs. 1f) DSGVO, denn im Rahmen der Abwägung überwiegen die Interessen des Klägers.

Nach dieser Regelung ist die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich (...).

Der Begriff der berechtigten Interessen ist weit zu verstehen. Er umfasst sowohl rechtliche als auch wirtschaftliche und ideelle Interessen (...). Zu den berechtigten Interessen der Beklagten (...) gehört das Interesse an einer möglichst hohen Effektivität der Inkassodienstleistung, also an einem möglichst effizienten Forderungsmanagement (...). Die Forderungsausfälle der Gläubiger sollen so gering wie möglich gehalten werden, die notwendige Liquidität der Wirtschaftsunternehmen gewahrt und der erstattungspflichtige Schuldner so wenig wie möglich mit weiteren Kosten belastet werden (...).

Im Hinblick darauf hat die Beklagte (,..) ein Interesse daran, bei der Ermittlung des Wohnortes des Schuldners nicht erneut den Kläger zu ermitteln und diesen anzuschreiben, um erst nach Inanspruchnahme des Klägers erneut festzustellen, dass dieser nicht der richtige Schuldner ist. (...)  Die Speicherung der Daten des Klägers verhindert seine erneute Inanspruchnahme.

Zwingend für die Forderungseintreibung ist dies jedoch nicht. Auch ohne eine solche Speicherung bleibt die Forderungseintreibung möglich (...). 

Die Interessen des Klägers an seinem Recht zur informationellen Selbstbestimmung überwiegen im vorliegenden Fall.